L’inglese per le emergenze in ufficio: come comportarti di fronte a 5 diversi tipi di disastri

Che cos’è un’emergenza in ufficio? Dipende, cambia da persona a persona. Per qualcuno può essere un cliente arrabbiato, altre volte la necessità di lavorare fin tardi per rispettare una scadenza con tempi stretti. Potrebbe anche essere una cosa più grave, come ad esempio una catastrofe naturale. Ecco una carrellata delle principali situazioni di emergenza che potresti trovarti ad affrontare al lavoro e del tipo di linguaggio da usare in ciascun caso.

Ho paura di non riuscire a rispettare la scadenza

Una scadenza con tempi stretti può essere una bella sfida, ma cosa fare quando sembra impossibile finire il lavoro in tempo? Mantieni la calma, hai ancora diverse carte da giocare. Puoi fare straordinari (‘work overtime’, cioè rimanere in ufficio oltre l’orario lavorativo) o anche fare nottata (‘pull an all-nighter’, cioè lavorare per tutta la notte). In alternativa puoi cercare di spostare la scadenza. Per chiederlo, usa frasi educate, come ad esempio: “Would it be possible to extend the deadline?”, e ricordati di dare una giustificazione per la richiesta. Se spostare la scadenza è impossibile e sei obbligato a lavorare fino a tardi, incita la tua squadra con un **discorso di incoraggiamento (‘**pep talk’) e usa un linguaggio positivo per aiutare tutti a essere motivati.

Le cose non sono andate come pensavo

Avere un progetto è importante, ma anche i piani migliori a volte non funzionano come ti aspetti. Quando qualcosa va male, fermati e valuta la situazione. Cerca di capire che cosa non ha funzionato, chiedendoti “Perché le cose non sono andate come avevo previsto?” (****“Why did this go differently to what I had planned?”) e poi “Che cosa devo fare adesso per arrivare da questa situazione al risultato che voglio ottenere? (****“What do I need to do to get from this situation to the outcome I want?”). Cambiare il passato è impossibile, ma quello che puoi fare è imparare dal passato per ottenere i risultati desiderati in futuro.

Il cliente è arrabbiatissimo

Sarebbe bello che tutti i clienti fossero sempre soddisfatti, ma per ottenere questo risultato è necessario riuscire a comprendere appieno i loro problemi. Mettiti nei panni del cliente e prova a immaginare come ti sentiresti al suo posto. Se non riesci a capire il motivo della sua rabbia, chiedigli di spiegarti la situazione nei dettagli, in modo da poterlo aiutare. Quando hai capito il problema, dimostra la tua empatia al cliente dicendo “Capisco perché si è arrabbiato” (****“I understand why you are angry”) e poi proponi una soluzione o spiega quello che hai intenzione di fare per aiutarlo a risolvere il problema.

Il capo è arrabbiato

Ci sono poche cose tanto difficili da gestire quanto un cliente arrabbiato: una di queste è un capo arrabbiato. Anche in questo caso, cerca di capire il motivo della rabbia. Se il problema dipende da te, riconoscilo e spiega che cosa puoi fare per risolverlo o cambiare la situazione. Non giocare a scaricabarile, prenditi le tue responsabilità e poi attivati per risolvere le cose. Se invece il problema è legato a qualcosa che non puoi controllare, spiega la situazione il più onestamente possibile e proponi una soluzione per rimettere le cose a posto oppure chiedi al capo che cosa vuole che tu faccia per risolvere il problema.

Si verifica una catastrofe naturale

Assicurati di avere un piano di evacuazione ben chiaro e che tutte le uscite di sicurezza siano ben segnalate. Organizza regolarmente delle prove di evacuazione **(‘**evacuation drills’) e fai in modo di rispettare tutte le norme sanitarie e di sicurezza del Paese in cui ti trovi. Se fai tutto questo puoi dire di essere pronto per una vera emergenza.

Nel caso si verifichi un disastro, usa verbi all’imperativo (frasi prive di soggetto, ad esempio “Leave the building now”) e parla con voce forte e chiara, ma senza gridare. Le grida contribuirebbero al panico e non aiuterebbero nessuno in una situazione del genere. Questa è una delle occasioni in cui non serve dire “Please”: durante un’emergenza è più importante essere chiari che ben educati.

Adesso sai cosa fare e come parlare in ciascuna di queste situazioni. Qualunque sia il tipo di disastro che ti trovi davanti, la cosa più importante è essere pronti. Per allenarti a reagire a questi tipi di emergenza, immagina di trovarti in ciascuna delle situazioni descritte sopra e chiediti che cosa diresti e che cosa faresti. Usa le espressioni di questo articolo come punto di partenza, segnati altre tre cose che potresti dire e parla di ciò con i nostri insegnanti durante le tue prossime lezioni di inglese online.